湖南城市学院地方（行业
/
专业）校友会管理办法
第一章 总则
第一条
为加强湖南城市学院各级地方（行业
/
专业）校友会的
建设与管理，依据民政部《社会团体登记管理条例》、《湖南城市学院
校友会章程》制定本办法。
第二条
地方（行业
/
专业）校友会是由湖南城市学院校友自愿
联合发起，并经湖南城市学院校友总会同意，依一定程序成立的校友
组织。
第三条
地方（行业
/
专业）校友会建设管理本着依照法律，与
时俱进，服务校友，凝聚力量，心系母校的原则。
第二章 申报与设立
第四条
湖南城市学院地方（行业
/
专业）校友会成立前，应以
书面形式报送湖南城市学院校友总会、校友工作办公室审批，内容应
包括成立的宗旨、意义及校友的大致人数、分布情况等相关消息。
第五条 在收到校友总会的同意批复后，应及时按照批复的时间
开始筹备成立工作。
（一）成立筹备组。筹备组的人数应视所涉及校友实际人数来确
定，组员应按照校友所属地域、年级、职业、性别等具有代表性的校
友组成。学院专业校友会，建议由各学院的分党委或分团委老师作为
筹备组组长或秘书长。
（二）制定本校友会章程。章程制定应以校友、母校、学院为出
发点，具体制定参照《湖南城市学院校友会章程》及《地方民政部门
社会团体章程范本》。
（三）报送筹备工作报告及拟任组织机构建议名单。筹备工作结
束后，筹备组应拟写筹备工作报告，并报送校友总会。同时，应提交
地方（行业
/
专业）校友会组织机构建议名单及其酝酿过程。
（四）召开成立大会。在校友总会同意筹备工作报告后，筹备组
选定日期，适时召开成立大会。
在成立大会上，现场要有民主选举环节。首先选出理事会成员，
再由理事会成员召开会议，选举出会长、副会长、秘书长等人选。选
举理事会成员名单时，到会校友人数必须超过应到会人数的五分之
三，方可进行选举。对候选人可以投赞成票或者不赞成票，也可以弃
权。被选举人获得赞成票超过实到校友人数的一半，始得当选。大会
设监票人
1-2
名，从参加会议的校友中产生，由主持人提名，提交大
会表决通过，已被提名为候选人的不得担任。
第三章 组织机构与职权、职责
第六条 统一名称为：湖南城市学院
+
地区（行业
/
学院专业）名
称
+
校友会。
第七条 常设机构为秘书处或办公室，负责校友会的日常工作。
第八条 组成人员包括：校友会会长、副会长、秘书长、副秘书
长、监事长等，可根据实际情况设立执行会长或常务副会长。
第九条 主要职权、职责
（一）主要职权
1.
负责本地区、本学院校友工作。
2.
团结和联络地方（行业
/
专业）校友，建立联系校友与母校之间
的桥梁和纽带。
3.
组织各种校友联谊活动，加强交流、增进团结、共同进步。
4.
协助母校收集与整理校友信息，地方（行业
/
专业）校友会的秘
书长负责向校友总会、校友办公室提供分会全体会员的信息，每年
12
月需更新全体会员信息，同时开展有关促进校友发展、母校建设
的研究工作。
5.
开展有利于校友发展、母校教育事业、社会进步的各项活动。
（二）主要职责
1.
地方（行业
/
专业）校友会应接受湖南城市学院校友总会的业务
指导和监督管理。
２
.
地方（行业
/
专业）校友会发生的重大事项及处理结果应及时
报送校友总会或处理方式报送校友总会批示。
３
.
地方（行业
/
专业）校友会拟组织的具有影响力的活动须提前
报送校友总会，经批准后，方可举办。
任何规模超过五十人的大型校友活动，需至少提前七日向校友总
会、校友工作办公室提交活动方案进行备案，并明确相关负责人，根
据提交的活动方案，总会认为有必要暂缓或取消的活动，地方（行业
/
专业）校友会在收到书面通知后应予及时执行。
４
.
地方（行业
/
专业）校友会应严格按照章程规定及时换届，不
能及时换届的应向校友总会书面说明理由。
5.
按时召开地方（行业
/
专业）校友会的换届大会、常务理事会、
年度全体大会。换届大会召开前一个月需向校友总会、校友工作办公
室上报会议方案、届内工作总结（草案）等相关材料；常务理事会召
开前一周需上报备案，召开后则需在一周内提交常务理事会纪要；年
度大会召开前一个月需提交会议方案等相关材料。以上会议校友总
会、校友工作办公室认为有必要提前、暂缓或取消召开的，将以书面
形式告知地方（行业
/
专业）校友会，地方（行业
/
专业）校友会应遵
照执行。
6.
换届大会召开后，应由地方（行业
/
专业）校友会向校友工作办、
校友总会上报《组织机构改选换届的请示》并附全部名单（包括拟任
职、年级、工作单位、联系方式等信息），校友工作办、校友总会回
函后，正式生效。
7.
地方（行业
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专业）校友会会长、秘书长应严格按照校友会《章
程》所规定的权利、义务开展工作，履职尽责，对于校友工作中出现
有违所有校友、母校利益的重大事件及工作中的重大失误，会长、秘
书长应负全责，校友总会有权利追究会长、秘书长的责任。
第四章 建设与管理
第十条 建设与管理的重点：
（一）机构建设。组成人员健全，定期进行换届，机构运转正常。
（二）制度建设。有健全的《章程》，有本会的议事规则，有相
关的管理制度和监督执行制度。
（三）队伍建设。有新入会校友的动态名单，有不同年级的负责
人员。
（四）机制建设。有适合本会的工作机制、联络机制、服务机制、
凝聚机制等。
（五）平台建设。有本会的网络宣传平台、校友展示平台、助力
促推平台。
（六）文化建设。有逐步形成自己特色的校友会理念、标识、精
神和特质。
第五章 附则
第十一条 本办法由校友总会、校友工作办公室负责解释。
第十二条 本办法的补充条款具有和本办法相同的效力。
第十三条 本办法自颁布之日起施行。
湖南城市学院校友总会
校友工作办公室
2019
年
10
月
